การรับมือคำขอข้อมูลผู้ใช้จากหน่วยงานรัฐ

บางครั้งหน่วยงานรัฐ ตำรวจ หรือหน่วยงานกำกับดูแล อาจขอข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้จากเรา เอกสารนี้คือขั้นตอนที่เราถือปฏิบัติทุกครั้ง ไม่ว่าคำขอจะมาจากใคร เพื่อให้เราไม่เปิดเผยข้อมูลของผู้ใช้เกินกว่าที่กฎหมายกำหนด

1. ตรวจสอบความชอบด้วยกฎหมายก่อนเสมอ

เราไม่เปิดเผยข้อมูลใด ๆ จนกว่าจะได้ตรวจสอบคำขอแล้วว่าถูกต้องตามกฎหมาย ทุกคำขอต้องผ่านการตรวจสอบอย่างน้อยดังนี้

• ยืนยันตัวตนของหน่วยงานและเจ้าหน้าที่ผู้ขอ ผ่านช่องทางติดต่ออย่างเป็นทางการของหน่วยงานนั้น ไม่ใช่ช่องทางที่ระบุมาในคำขอ
• ตรวจว่าคำขอเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุฐานอำนาจตามกฎหมาย และลงนามโดยผู้มีอำนาจ
• ตรวจว่าหน่วยงานมีเขตอำนาจเหนือเราและเหนือข้อมูลที่ขอ
• ตรวจว่าขอบเขตของข้อมูลที่ขอสัมพันธ์กับเรื่องที่กำลังดำเนินการจริง

คำขอที่มาทางโทรศัพท์ แชท หรืออีเมลที่ไม่มีเอกสารประกอบ จะไม่ได้รับการดำเนินการ เราจะขอให้ส่งเป็นหนังสือผ่านช่องทางทางการก่อน

2. โต้แย้งคำขอที่ไม่ชอบด้วยกฎหมาย

หากคำขอไม่ผ่านการตรวจสอบข้างต้น หรือมีลักษณะดังนี้ เราจะไม่ปฏิบัติตามทันที

• ไม่ระบุฐานอำนาจตามกฎหมาย หรือระบุแต่ไม่ครอบคลุมข้อมูลที่ขอ
• ขอกว้างเกินความจำเป็น เช่น ขอข้อมูลผู้ใช้ทั้งหมด หรือขอโดยไม่ระบุตัวบุคคล
• ขัดต่อกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลหรือสิทธิขั้นพื้นฐานของผู้ใช้

ในกรณีเช่นนี้เราจะขอคำชี้แจงเป็นลายลักษณ์อักษร ขอให้จำกัดขอบเขตคำขอ ปรึกษาที่ปรึกษากฎหมาย และใช้สิทธิโต้แย้งหรือคัดค้านตามช่องทางที่กฎหมายเปิดให้ การปฏิเสธคำขอที่ไม่ชอบด้วยกฎหมายคือแนวปฏิบัติปกติของเรา ไม่ใช่ข้อยกเว้น

3. เปิดเผยเท่าที่จำเป็นที่สุด

• เปิดเผยเฉพาะรายการข้อมูลที่ระบุไว้ในคำขอเท่านั้น ไม่แนบข้อมูลอื่นเพิ่ม
• ไม่ให้สิทธิ์เข้าถึงฐานข้อมูล ระบบหลังบ้าน หรือการเข้าถึงต่อเนื่องแก่บุคคลภายนอกไม่ว่ากรณีใด
• หากคำขอครอบคลุมช่วงเวลาหรือกลุ่มบุคคลกว้างเกินจำเป็น เราจะขอให้จำกัดให้แคบลงก่อน
• ปกปิดข้อมูลของบุคคลที่สามที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่งอาจปรากฏอยู่ในเอกสารเดียวกัน

4. บันทึกทุกคำขอ

เราจัดเก็บบันทึกภายในสำหรับคำขอทุกฉบับ ประกอบด้วย

• วันที่ได้รับ หน่วยงานผู้ขอ และเจ้าหน้าที่ผู้ลงนาม
• ฐานอำนาจตามกฎหมายที่อ้างถึง และขอบเขตข้อมูลที่ขอ
• ผลการตรวจสอบและเหตุผลประกอบการตัดสินใจ
• สิ่งที่เปิดเผยจริง หรือเหตุผลที่ปฏิเสธ
• ชื่อผู้ตัดสินใจภายในบริษัท และวันที่ตอบกลับ

บันทึกนี้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 3 ปี เพื่อการตรวจสอบย้อนหลัง

5. การแจ้งผู้ใช้

เราจะแจ้งผู้ใช้ที่ถูกร้องขอข้อมูล เว้นแต่กฎหมายห้าม คำสั่งศาลห้าม หรือการแจ้งจะเป็นอุปสรรคต่อการสืบสวนที่ชอบด้วยกฎหมาย หากข้อห้ามนั้นมีกำหนดเวลา เราจะแจ้งผู้ใช้เมื่อพ้นกำหนด

6. กรณีฉุกเฉิน

กรณีที่มีเหตุอันควรเชื่อว่ามีอันตรายถึงชีวิตหรือร่างกายของบุคคลอย่างเร่งด่วน เราอาจเปิดเผยข้อมูลเท่าที่จำเป็นเพื่อป้องกันอันตรายนั้นได้ทันที โดยยังคงบันทึกรายละเอียดตามข้อ 4 ทุกประการ และทบทวนย้อนหลังทุกครั้ง

7. ผู้รับผิดชอบ

คำขอทุกฉบับต้องผ่านการพิจารณาของกรรมการผู้มีอำนาจของ บริษัท 45 อินเทลลิเจนซ์ จำกัด ไม่มีพนักงาน ผู้ดูแลระบบ หรือผู้ให้บริการภายนอกรายใดมีอำนาจเปิดเผยข้อมูลผู้ใช้ต่อหน่วยงานรัฐโดยลำพัง

ส่งคำขออย่างเป็นทางการมาที่ sorasak.b@45int.co.th พร้อมแนบเอกสารตามข้อ 1